경영지원 조직
총무 관리 체계 고도화 제안
블레이드&소울 레볼루션 라이브 운영에서 익힌 프로세스를 총무·경영지원 직무에 적용해 본 개인 제안서입니다.
손으로 적던 자산 대장을 자동 매핑으로 바꾸고, 반복되는 사내 문의는 AI가 1차 응대하게 하는 안입니다. 담당자의 시간을 자산 운용과 비용 절감 쪽으로 옮기는 것이 목적입니다.
문서 소개
자산 관리 자동화와 사내 헬프데스크, 인프라 위기 대응 체계를 제안한 문서입니다.
아래 인원·부하 수치는 설명을 위해 세운 가정값이며, 2024년은 예상, 2025년은 목표입니다.
임직원
4.33배
150명 → 650명
업무 부하
5.00배
지수 20 → 100
한 사람이 지는 몫
+15.4%
0.133 → 0.154
제안 내용
자산·라이선스를 자동으로 본다.
만료 7일 전과 미반납 자산을
색으로 띄워 안 써도 될 돈을 막습니다.
1차 문의는 챗봇이 받는다.
두 번 안에 못 풀면 사람에게 넘기고,
상담원 연결 길도 늘 열어 둡니다.
장애 때 알릴 순서를 정해 둔다.
누구에게 무엇을 언제 알릴지 미리 적어 둡니다.
총무·경영지원은 임직원에게 준 장비와 소프트웨어 사용권을 관리하고 사내 문의를 1차로 처리하는 조직입니다.
직무 범위
인원이 빠르게 늘면 손으로 적는 자산 대장이 현황을 못 따라갑니다.
미반납 장비가 빠지고 안 쓰는 라이선스 비용이 남습니다.
1. 리서치 배경 및 문제 정의
조직 규모 확장에 따른 관리의 복잡도 증가
임직원이 빠르게 느는 단계에서는 손으로 하던 방식이 한계에 이릅니다. 경영지원에 나타나는 병목은 두 갈래입니다.
📈 인원 증가와 단순 문의 부하량의 상관관계 (가정값)
사내 자산 추적의 어려움
입·퇴사와 부서 이동에 따른 지급 현황을 손으로 관리하면 기록이 빠지고,
쓰지 않는 라이선스 비용이 그대로 나갑니다.
IT 문의 대응의 비효율성
"프로그램 권한이 없다고 뜹니다", "복지 신청은 어디서 하나요?"와 같은 단순 반복 문의가 쏟아집니다. 담당자가 일일이 응대하는 것은 핵심 기획 업무 몰입을 방해하는 가장 큰 요인입니다.
2. [전략 1] 자산 및 보안 데이터 자동화
📊 핵심 해법: 대규모 데이터 정제 및 엑셀 자동화
손으로 채우던 자산 대장을 함수 기반 자동 매핑으로 바꿉니다. 인사 명단이 바뀌면 대장이 따라 바뀌는 구조입니다.
-
데이터 통합 자동화:
인사팀의 입퇴사자 명단과 총무팀의 자산 대장을
VLOOKUP과 INDEX/MATCH 함수로 연동하여 하나의 마스터 문서로 구축합니다. -
시각적 알림 및 비용 방어:
조건부 서식을 적용하여 고가의 라이선스 만료 7일 전,
미반납 자산 등을 붉은색으로 자동 강조하여 불필요한 결제를 사전 차단합니다. -
오류 차단:
데이터 유효성 검사를 통해 자산 일련번호의 중복 입력이나 오타를 입력 단계에서 막아,
대장을 신뢰할 수 있는 상태로 유지합니다.
3. [전략 2] 업무 분리를 위한 사내 헬프데스크 도입
🤖 운영 보완: 시스템을 통한 효율적인 1차 대응
설정과 권한 문의는 챗봇이 바로 풀고, 사람이 가야 하는 기기 고장은 파트너사로 자동 연결합니다.
모든 장애를 안에서 고칠 이유가 없습니다.
사내망 설정법과 복지 신청 절차를 누구나 따라 할 수 있는 형태로 규격화하고, 사내 메신저에 붙은 AI에 학습시킵니다.
단순 응대가 담당자까지 오지 않습니다.
1차 해결책을 안내해 드립니다.
1. 사내 포털 접속 후 우측 상단의 [임시 권한 부여] 버튼을 클릭하세요.
2. 사유 입력 후 10분간 관리자 권한이 자동 부여됩니다.
위 방법으로 해결되지 않거나 기기 고장인 경우, [IT 유지보수 파트너사]에 방문 수리를 접수해 주세요.
AI 헬프데스크 안내입니다.
1. 전자결재 시스템에서 [소프트웨어 신청서]를 작성하여 부서장 승인을 받아주세요.
2. 결재 완료 시, 총무팀 자동화 시스템에 의해 매일 오후 4시에 라이선스가 일괄 할당되며 사내 메신저로 알림이 발송됩니다.
4. [전략 3] 사내 인프라 위기 대응 체계 구축
🛡️ 관리 기준: 빠른 원인 파악과 정확한 전파
네트워크 마비나 랜섬웨어 감염 때 실무자가 선을 직접 만지고 있으면 늦습니다.
전파와 전문 인력 투입 순서를 미리 정해 두는 것이 실제 역할입니다.
증상별로 장애 등급을 나누고, 외부 유지보수 업체와 응답 시간 약정을 맺고, 그 약정에 맞춰 대응 절차를 고정합니다.
사내 네트워크 단절 및 악성코드 의심 접수
AI 헬프데스크에 특정 층의 접속 불량 문의가 연속 3건 이상 발생 시 관리자 자동 알림
사전 설정된 행동 지침 전사 발송
"해당 층 임직원 전원 의심 PC 랜선 즉시 분리 후 대기" - 골든타임 내 피해 확산 방지
핫라인 가동 및 경영진 상황 보고
외부 IT 전문 인력 긴급 호출 및 예상 복구 시간(ETA) 경영진 실시간 보고 체계 가동
5. [분석] 인원보다 부하가 빠르게 늘어납니다.
임직원 수와 업무 부하를 나눠 보면 사람이 늘어 힘든 것이 아니라 증원으로는 따라잡을 수 없는 구조라는 점이 드러납니다.
임직원 증가
4.33배
150명 → 650명
업무 부하 증가
5.00배
지수 20 → 100
1인당 부하
+15.4%
0.133 → 0.154
| 연도 | 임직원 수 | 부하 지수 | 1인당 부하 |
|---|---|---|---|
| 2021 | 150명 | 20 | 0.133 |
| 2022 | 220명 | 35 | 0.159 |
| 2023 | 380명 | 60 | 0.158 |
| 2024(예상) | 500명 | 85 | 0.170 |
| 2025(목표) | 650명 | 100 | 0.154 |
이 차이가 의미하는 것
인원은 4.33배인데 부하는 5.00배입니다.
관리 대상이 인원 수만큼이 아니라 부서 이동 · 자산 이력 · 권한 조합처럼 관계의 수만큼 늘기 때문입니다.
그래서 사람을 비례해 늘려도 따라잡지 못합니다.
1인당 부하는 2022년 이후 0.154~0.170에 머물며 2021년의 0.133으로 돌아가지 않습니다.
증원이 아니라 자동화가 답이 되는 이유입니다.
전략 1의 효과를 연간으로 환산하면
일 절감
3시간
4시간 → 1시간
절감률
75%
자산 대장 업무 기준
연 환산
약 750시간
영업일 250일 가정
전제: 4시간과 1시간은 블레이드&소울 레볼루션 운영 경험을 대입한 추정값으로, 반복 대조 작업이 4분의 1로 준다고 가정했습니다. 계측된 실적이 아닙니다.
연 환산은 영업일 250일을 가정한 산술 결과이므로, 실제 도입 시에는 도입 전 2~4주간 실측한 값으로 다시 계산해야 합니다.
6. 이 제안이 작동하는 조건
세 전략 모두 실행할 수 있지만 각각 선행 조건이 있습니다. 적어 두지 않으면 도입 뒤에 막힙니다.
수식과 조건부 서식은 추가 예산 없이 바로 효과가 나는 선택입니다.
다만 650명 규모로 계속 쓰기에는 제약이 붙습니다.
담당자 의존
수식으로 짠 대장은 만든 사람이 없으면 손보기 어렵습니다.
담당자가 자주 바뀌는 직무에서는 그 자체가 위험입니다.
파일 기반의 한계
동시 편집 충돌과 버전 갈림이 생기고,
인사 데이터가 든 파일이 개인 단말에 흩어집니다.
그래서 다음 단계를 함께 제시해야 합니다.
엑셀 단계에서 관리할 항목을 확정한 뒤 그 정의를 전용 도구로 옮기는 경로를 로드맵에 넣습니다.
그러면 엑셀이 임시방편이 아니라 요구사항을 검증하는 1단계가 됩니다.
1차를 챗봇에 맡기면 챗봇이 못 푼 문의가 담당자에게 늦게 갑니다.
급한 건이 챗봇에서 시간을 쓰면 도입 전보다 나빠집니다.
- • 에스컬레이션 상한: 챗봇 응대 2회 내 미해결이면 자동으로 담당자에게 넘깁니다.
직원이 ‘상담원 연결’을 즉시 고를 수 있는 경로도 항상 열어 둡니다. - • 긴급 우회: 네트워크 단절처럼 업무 중단급 사안은 챗봇을 건너뛰는 별도 채널을 둡니다.
- • 지식 갱신: 복지 절차나 포털 메뉴가 바뀌면 챗봇은 옛 안내를 자신 있게 반복합니다.
절차 변경 시 챗봇 지식 갱신을 필수 단계로 넣어야 합니다.
임계값 근거: 전략 3 장애 감지의 연속 3건 알림은 쓸모 있는 규칙이지만,
층별 인원이 적으면 3건이 모이기 전에 퍼지고 많으면 오탐이 잦습니다.
층별 인원 대비 비율로 두고 도입 뒤 분포를 보며 조정합니다.
해당 층 랜선 즉시 분리는 확산을 막지만 오탐이면 그 층의 업무가 전면 중단됩니다.
빠른 발동과 오탐 비용이 정면으로 부딪히므로 미리 정할 것이 있습니다.
발동 권한
누가 승인 없이 보낼 수 있는지.
승인을 거치면 시간을 놓치고, 안 거치면 오탐 책임이 흐려집니다.
해제 절차
발동보다 해제 기준이 더 자주 빠집니다.
언제 정상 복귀를 알릴지 함께 정의해야 합니다.
응답 시간 약정이 먼저
파트너사 핫라인은 계약이 있어야 작동합니다.
협약 체결과 대응 시간 명문화가 프로세스보다 먼저입니다.
도입 후 측정할 지표
- • 순 절감 시간: 자산 대장 절감분에서 대장 유지·챗봇 지식 갱신 시간을 차감한 값
- • 라이선스 비용 절감: 미사용 라이선스 수 × 단가 × 방치 기간 — 만료 알림 도입 전후 비교
- • 자산 대장 정확도: 실물 재고 조사와 대장의 불일치 건수
- • 챗봇 해결률과 지연: 1차 해결 비율, 그리고 에스컬레이션 건의 총 소요 시간
- • 오탐률: 위기 대응 발동 중 실제 장애가 아닌 비율